Automatizace účetní kanceláře

Rutina běží podle pravidel. Rozhodnutí zůstává na lidech.

Opakované faktury připraví pravidelnou práci a konfigurovatelné workflow určí, kdo může udělat další krok.

Vyzkoušet automatizaci zdarma Přehled automatizace

Role a schválení zůstávají součástí procesu

Přehled opakovaných faktur s intervaly a stavem generování

Opakované faktury

Pravidelnou fakturu nastavíte jednou

Paušály, nájmy a opakované služby získají vlastní plán, šablonu položek a historii vytvořených faktur.

Pět intervalů

Faktura se může opakovat týdně, měsíčně, čtvrtletně, pololetně nebo ročně.

Koncept, nebo rovnou ke schválení

Nový doklad zůstane jako koncept, nebo se automaticky odešle do nastaveného schvalovacího procesu.

Kontrolovaný konec

Opakování ukončí datum, maximální počet výskytů nebo ruční pozastavení či zrušení.

Nastavení opakování

Termín, položky i způsob dalšího zpracování

Šablona obsahuje odběratele, splatnost, položky, měnu, platební údaje a volbu automatického odeslání do schvalování.

Nastavení a historie automaticky vytvářených faktur

Každý výskyt je dohledatelný

Přehled ukazuje poslední a příští spuštění, počet vytvořených faktur a odkazy na jednotlivé doklady. Opakování lze pozastavit, znovu aktivovat nebo ukončit.

Schvalovací workflow

Administrátor nastaví společná pravidla procesu

Vizuální editor propojí stavy, povolené role, podmínky, schválení a upozornění pro podporované typy záznamů.

Nastavení spravuje administrátor

Editor mění společné definice workflow pro podporované typy záznamů. Účetní pracují v publikovaných pravidlech.

Přechody respektují role

U každého kroku lze určit povolené role, povinná schválení, podmínky a dostupné akce.

Událost může vytvořit upozornění

Přechod mezi stavy může připravit notifikaci pro vybranou roli nebo uživatele.

Vizuální editor stavů a přechodů schvalovacího workflow

E-mailové šablony

Upozornění mohou mluvit jazykem vaší kanceláře

Administrátor upraví vybrané notifikační e-maily, jejich předmět, obsahové bloky a značku organizace.

Seznam upravitelných a systémových e-mailových šablon v BILANC

Šablony pro konkrétní události

U vybraných událostí lze upravit předmět a obsah. Systémové šablony zůstávají jen k náhledu a používají pevnou podobu.

Upozornění navazuje na proces

Workflow určuje okamžik a příjemce; šablona určuje podobu zprávy.

Kontrolované hranice

Automatizace nepřeskakuje role

Vytvoření dokladu, jeho schválení, odeslání a platba jsou samostatné kroky s vlastními oprávněními.

BILANC připravuje opakovanou práci a hlídá povolené přechody. Účetní rozhodnutí a bankovní autorizace zůstávají u odpovědných lidí.

Časté dotazy

Co vědět o automatizaci

Jaké intervaly podporují opakované faktury?

Týdenní, měsíční, čtvrtletní, pololetní a roční. U každého opakování lze nastavit začátek, konec nebo maximální počet vytvořených faktur.

Vytvořená faktura se automaticky odešle klientovi?

Ne. Systém vytvoří fakturu jako koncept, nebo ji podle volby odešle do schvalování. Samotné odeslání odběrateli zůstává samostatným krokem s odpovídajícím oprávněním.

Může si každá účetní jednotka nastavit jiné workflow?

V aktuální verzi ne. Administrátor spravuje společné definice workflow pro celé prostředí BILANC, nikoli samostatné definice pro každou účetní jednotku.

Kdo může měnit šablony e-mailů?

Administrátor. Vybrané notifikační šablony lze upravit ve vizuálním editoru, zobrazit jejich náhled a doplnit značku organizace.

Navazující řešení

Nastavte pravidla jednou.

Vyzkoušejte opakované faktury a schvalovací proces na plánu FREE.

Vyzkoušet automatizaci zdarma

Zdarma bez karty · Přístup podle rolí